1. Allgemein
Die Fragen in diesem Bereich beziehen sich allgemein auf das Thema Lizenzmanagement Microsoft 365.
Frage 1.1: Gibt es einen dokumentierten Verantwortlichen für Microsoft 365 Lizenzmanagement?
Frage 1.2: Sind IT, Einkauf, Finance und Fachbereiche ins Lizenzmanagement eingebunden und sind ihre Verantwortlichkeiten klar definiert?
2. Kostentransparenz
In diesem Bereich werden Fragen zu den Kosten und der Transparenz der Kosten gestellt.
Frage 2.1: Kennen wir die jährlichen Gesamtkosten für Microsoft 365 einschließlich relevanter Add-ons?
Frage 2.2: Können wir die Kosten pro aktivem Benutzer bzw. pro Mitarbeiter nachvollziehen?
Frage 2.3: Können wir beziffern, welcher Anteil unserer Microsoft-365-Kosten auf Add-ons und Zusatzprodukte entfällt?
Frage 2.4: Können wir die Entwicklung unserer Microsoft-365-Lizenzkosten der letzten 12–24 Monate nachvollziehen?
1 out of 3
3. Lizenz-Fit & Überlizenzierung
In diesem Bereich werden Fragen zur Lizenzzuweisung gestellt.
Frage 3.1: Wird ausgewertet, welche Funktionen von den zugewiesenen Lizenzen tatsächlich genutzt werden (z. B. Office Apps)
Frage 3.2: Können wir Unter- und Überlizenzierung voneinander unterscheiden?
Frage 3.3: Werden neue Lizenzen/Add-ons vor der Beschaffung auf tatsächlichen Bedarf geprüft?
Frage 3.4: Werden auch ungenutzte Add-on-Lizenzen regelmäßig identifiziert und hinterfragt?
4. Lifecycle & Governance
In diesem Bereich werden Fragen zum Lebenszyklus der Lizenzen gestellt.
Frage 4.1: Können wir erklären, warum bestimmte Nutzer teurere Lizenzen (z. B. E5 anstatt E3) benötigen?
Frage 4.2: Haben wir einen belastbaren Überblick über Benutzer, die seit 30/60/90 Tagen kaum oder nicht aktiv waren?
Frage 4.3: Werden Lizenzen bei Austritt oder längerer Inaktivität automatisch oder standardisiert entzogen?
Frage 4.4: Gibt es einen definierten Prozess für Joiner, Mover und Leaver (JML)?
Frage 4.5: Werden Lizenzen anhand von Rollen bzw. standardisierten Lizenzprofilen vergeben?
Frage 4.6: Gibt es definierte Kriterien dafür, wann ein Benutzer eine bestimmte Lizenz benötigt?
Frage 4.7: Gibt es regelmäßige Reviews der Lizenzzuweisungen – mindestens quartalsweise?
Frage 4.8: Werden auch kostenrelevante Microsoft-365-Ressourcen (z. B. SharePoint Storage, Copilot Credits) außerhalb der klassischen Benutzerlizenzen regelmäßig überprüft und optimiert?
2 out of 3
5. Beschaffung & Vertragsmanagement
Hier werden Fragen zur Beschaffung der Lizenzen und zum Vertragsmangement gestellt.
Frage 5.1: Kennen wir die vertraglichen Laufzeiten und Kündigungsfristen unserer Microsoft 365 Verträge?
Frage 5.2: Werden Vertragsverlängerungen genutzt, um den tatsächlichen Lizenzbedarf erneut zu überprüfen?
Frage 5.3: Gibt es eine Lizenzbedarfsplanung für die kommenden 12–24 Monate?
Frage 5.4: Wird bei Wachstum, Restrukturierung oder Unternehmenszukäufen der künftige Lizenzbedarf geplant?
6. Reporting & zukünftiger Lizenzbedarf
In diesem Bereich werden Fragen zum Lizenz-Reporting & zukünftiger Lizenzbedarf gestellt.
Frage 6.1: Wir haben eine Übersicht aller eingesetzten Lizenzen?
Frage 6.2: Erhalten IT-Management und Einkauf regelmäßig einen verständlichen Kosten- und Optimierungsreport?
Frage 6.3: Können wir die Anzahl der eingekauften und der aktuell zugewiesenen Lizenzen je Lizenztyp nennen?
Frage 6.4: Können wir quantifizieren, welches Einsparpotenzial durch eine Optimierung der bestehenden Lizenzierung besteht?
3 out of 3
