Kurzfassung: In dieser Case Study zeigen wir wir ein mittelständisches Unternehmen mit rund 1.200 Mitarbeiter seine Microsoft 365 Kosten um 22 % einsparen konnte.
Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 1.200 Mitarbeitenden stand vor einer Herausforderung: Die Microsoft‑365‑Kosten stiegen jedes Jahr – ohne dass klar war, warum. Es gab keine Transparenz, keine Prozesse und keine Kontrolle über Add-ons oder Nutzung.
Nach einer Analyse konnten wir 22 % der Gesamtkosten einsparen – dauerhaft.
Hier ist der Ablauf.
1️⃣ Ausgangssituation
Das Unternehmen hatte typische Probleme:
- Viele E5‑Lizenzen, obwohl nur E3‑Funktionen genutzt wurden
- Über 180 ungenutzte Lizenzen im Tenant
- Add-ons wie Power BI Pro und Teams Phone wurden vergeben, aber nicht genutzt
- Keine automatisierten Prozesse für Joiner/Mover/Leaver
- Keine klaren Rollen oder Lizenzrichtlinien
2️⃣ Analysephase – Was wir entdeckt haben
Überlizenzierung
- 320 User hatten E5, nutzten aber nur E3‑Features
Unbenutzte Lizenzen
- 180 Lizenzen waren seit 60+ Tagen inaktiv
Add-ons ohne Nutzung
- 74 Power BI Pro Lizenzen → 0 aktive Logins
- 41 Teams Phone Add-ons → keine Rufnummern vergeben
Fehlende Automatisierung
- Offboarding dauerte bis zu 14 Tage
- Rollenwechsel führten zu doppelten Lizenzen
3️⃣ Maßnahmen – Was wir umgesetzt haben
Rollenbasiertes Lizenzmodell eingeführt
- Office Worker → M365 E3
- Management → M365 E5
- Produktion → F3
Add-ons konsolidiert
- Power BI Pro nur noch für Creator‑Rollen
- Teams Phone nur für Mitarbeitende mit Telefoniebedarf
Automatisierte JML‑Prozesse
- Sofortige Lizenzentfernung beim Offboarding
- Automatische Anpassung bei Rollenwechsel
Regelmäßige Lizenzreviews eingeführt
- Quartalsweise Nutzungsauswertung
- Automatisierte Reports
4️⃣ Ergebnisse – Die Einsparungen im Überblick
Überlizenzierung -> Einsparung 14 %
Unbenutzte Lizenzen -> Einsparung 5 %
Add-ons -> Einsparung 3 %
Gesamt -> Einsparung 22 %
Weitere Effekte:
- Deutlich weniger manuelle Arbeit
- Höhere Transparenz
- Bessere Compliance
- Schnellere Onboarding‑Prozesse
5️⃣ Fazit
Die größten Einsparpotenziale liegen nicht in den Lizenzpreisen selbst, sondern in:
- Transparenz
- Automatisierung
- Rollenmodellen
- Add-on‑Kontrolle
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