Rollenbasierte Lizenzierung

Rollenbasierte Lizenzierung bedeutet: Mitarbeitende erhalten genau die Lizenz, die sie für ihre Aufgaben benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Das reduziert Kosten, erhöht Transparenz und verhindert Chaos in der Lizenzvergabe.

Ohne Rollenmodell passiert Folgendes:

• Jeder Admin vergibt Lizenzen nach Bauchgefühl
• Mitarbeitende bekommen „zur Sicherheit“ zu hohe Lizenzen
• Add-ons werden doppelt oder unnötig gebucht
• Kosten steigen, ohne dass der Nutzen steigt

Mit einem Rollenmodell passiert das Gegenteil:

• Klare Regeln
• Automatisierte Zuweisung
• Weniger Fehler
• Weniger Kosten

Hier ein paar Beispiele wie Rollen im Unternehmen definiert sein können. Für große Unternehmen sollte dies noch viel detaillierter erarbeitet werden.

Office Worker

Typische Anforderungen: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint -> Empfohlene Lizenz: M365 E3 oder Business Standard

Power User / Security‑relevante Rollen

Typische Anforderungen: Defender, Compliance, erweiterte Security -> Empfohlene Lizenz: M365 E5

Frontline Worker

Typische Anforderungen: Mobile Nutzung, Teams, eingeschränkte Apps -> Empfohlene Lizenz: F1 oder F3

Externe / temporäre Mitarbeitende

Typische Anforderungen: Minimalzugriff -> Empfohlene Lizenz: Günstige Pläne oder keine Lizenz (Gastzugriff)

Schritt 1: Rollen definieren

Welche Jobprofile gibt es? Gibt es Mitarbeiter die in der Produktion, im Verkauf oder Lager arbeiten? Gibt es Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben (z. B. Projektleiter)? Um alle Rollen zu identifizieren, sprechen Sie mit Personen, die das Unternehmen oder Bereiche des Unternehmen sehr gut kennen.

Schritt 2: Anforderungen je Rolle sammeln

Welche Anforderungen haben die unterschiedlich definierten Rollen? Welche Anwendungen brauchen sie für die regelmäßige Arbeit? Welche Anwendungen brauchen sie nur bedingt oder zeitweise? Welche Sicherheit (z. B. Schutz der Informationen) soll für die Rolle erreicht werden? Mit welchen Geräten (Laptop, Smartphone, Tablet, …) arbeiten die Mitarbeiter einer Rolle?

Schritt 3: Passende Lizenz pro Rolle zuordnen

Welche Microsoft 365 passt am besten zur Rolle? Bevor die richtige Lizenz gefunden werden kann, muss geprüft werden, welche Apps und Feature die jeweilige Rolle braucht. Wenn sie das Wissen, können sie prüfen in welchen Lizenzen die benötigten Apps und Features enthalten sind. Zum Schluss muss nur noch die günstigste Lizenz identifiziert werden.

Tipp: Wenn Apps nur von ausgewählten Mitarbeitern (z. B. Power Platform) oder nur zeitweise (z. B. Visio) benötigt werden, dann sollten sie darüber nachdenken, diese Lizenzen den Mitarbeiter optional anzubieten, d. h. Mitarbeiter können sich diese Lizenzen beantragen.

Schritt 4: Automatisierung einführen (Joiner – Mover – Leaver)

Nachdem sie wissen, welche Lizenz je Rolle die optimale Lizenz ist, geht es darum, wie die Lizenz zum Mitarbeiter kommt, bei Rollenänderung geändert wird oder beim Verlassen des Unternehmens entzogen wird. Der beste Weg ist, alle 3 Schritte voll zu automatisieren. Wie sie das am besten machen, hängt natürlich von ihren eingesetzten Tools (z. B. IAM-System) ab. Gerne beraten wir Sie in diesem Punkt.

Schritt 5: Regelmäßige Reviews durchführen

Auch wenn sie jetzt denken, alles berücksichtigt zu haben und die Lizenzvergabe optimal konfiguriert zu haben, sollten sie regelmäßig folgende Punkte prüfen:

• Passen die definierten Rollen noch
• Ist die Lizenz je Rolle noch die optimale Lizenz hinsichtlich Apps und Funktionen und hinsichtlich Kosten
• Funktioniert der automatisierte Prozess zur Lizenzzuweisung, -änderung und -entfernung noch wie gewünscht

• Bis zu 30 % Kostenersparnis
• Weniger Fehler bei der Lizenzvergabe
• Mehr Transparenz für IT & Management
• Bessere Compliance
• Automatisierbare Prozesse bedeuten weniger manuellen Aufwand

• Rollen zu grob definiert
• Add-ons nicht berücksichtigt
• Keine regelmäßigen Reviews
• Rollen werden nicht mit HR‑Daten abgeglichen
• Automatisierung fehlt