Bevor wir auf die 5 häufigsten Gründe für zu hohe Kosten für Microsoft 365 Lizenzen eingehen, möchten wir bekräftigen, dass es nicht alleine um die Höhe der Kosten, sondern primär um das Verhältnis der lizenzierten Benutzer zu den dafür entstehenden Kosten geht. Auch dieses Verhältnis alleine ist nicht aussagekräftig, da es Unternehmen mit vielen Mitarbeitern in der Produktion oder Verkauf gibt. Unabhängig wie groß das Unternehmen ist, sind die folgenden 5 Punkte die von uns am meisten identifizierten Ursachen.

1. Überlizenzierung

Überlizenzierung bedeutet, das Unternehmen mehr Lizenzen einkaufen als sie tatsächlich benötigen. Es gibt mehrere typische Gründe, warum Unternehmen bei Microsoft 365 in eine Überlizenzierung geraten. Diese lassen sich in organisatorische, technische und strategische Ursachen unterteilen. Hier die wichtigsten Punkte im Detail:

Fehlende Transparenz über tatsächliche Nutzung

• Beschreibung: Unternehmen haben oft keinen klaren Überblick darüber, welche Lizenzen aktiv genutzt werden und welche brachliegen.
• Beispiel: Mitarbeiter nutzen nur Outlook und Teams, besitzen aber eine teure Microsoft 365 E5-Lizenz mit Security- und Compliance-Funktionen, die nie verwendet werden.
• Folge: Hohe Kosten durch überdimensionierte Lizenzpakete.
• Lösung: Regelmäßige Nutzungsberichte aus dem Admin Center oder mit Drittanbieter-Tools prüfen.

Pauschale Lizenzvergabe ohne Bedarfsanalyse

• Beschreibung: Viele IT-Abteilungen vergeben standardmäßig die gleiche Lizenz an alle Mitarbeiter, unabhängig von deren Rolle.
• Beispiel: Außendienstmitarbeiter, die nur E-Mails und Kalender benötigen, erhalten dieselbe Lizenz wie das Management mit erweiterten Sicherheitsanforderungen.
• Folge: Überlizenzierung durch fehlende Differenzierung.
• Lösung: Rollenspezifische Lizenzmodelle definieren (z. B. E1 für Basisnutzer, E3 für Standardnutzer, E5 für Spezialisten).

Fehlende Anpassung an Unternehmensveränderungen

• Beschreibung: Unternehmen wachsen oder schrumpfen, passen aber ihre Lizenzanzahl nicht entsprechend an.
• Beispiel: Nach einer Restrukturierung sinkt die Mitarbeiterzahl, die Lizenzanzahl bleibt jedoch unverändert hoch.
• Folge: Überlizenzierung durch nicht angepasste Bestände.
• Lösung: Regelmäßige Bestandsaufnahme und Abgleich mit HR-Daten.

Unsicherheit bei Microsoft-Preismodellen

• Beschreibung: Durch komplexe Lizenzmodelle und häufige Änderungen (z. B. Wegfall von Volumenrabatten ab 2026) kaufen Unternehmen „auf Vorrat“.
• Beispiel: IT-Entscheider sichern sich zusätzliche Lizenzen, um zukünftige Preissteigerungen abzufedern.
• Folge: Überlizenzierung durch vorsorgliche Käufe.
• Lösung: Statt Vorratskäufen flexible Lizenzstrategien mit Monitoring und Optimierung nutzen.

Fehlende interne Prozesse und Verantwortlichkeiten

• Beschreibung: Lizenzmanagement wird oft nicht klar einer Abteilung oder Person zugeordnet.
• Beispiel: HR meldet neue Mitarbeiter nicht rechtzeitig, IT vergibt pauschal Lizenzen ohne Rückmeldung.
• Folge: Unkoordinierte Lizenzvergabe und Überbestände.
• Lösung: Klare Governance-Strukturen und Verantwortlichkeiten für Lizenzmanagement schaffen

2. Ungenutzte oder verwaiste Accounts

Die zweithäufigste Ursache für zu Hohe Microsoft 365 Kosten sind Lizenzen die Accounts zugeordnet sind, welche nicht mehr aktiv genutzt werden. Dies können folgende Accounts sein:

• Deaktivierte Accounts: Accounts, die gesperrt sind, aber nicht gelöscht sind -> die Lizenz bleibt erhalten
  • Mitarbeiter sind aus dem Unternehmen ausgeschieden
  • Mitarbeiter befinden sich in Elternzeit oder sind aus anderen Gründen (z. B. Krankheit oder Sabbatical) länger abwesend
• Inaktive Accounts: Inaktive Accounts können aus verschiedenen Gründen entstehen:
  • Mitarbeiter haben seit x Wochen / Monaten ihren Microsoft 365 Account nicht mehr verwendet
  • Mitarbeiter haben noch nie ihren Microsoft 365 Account genutzt

Egal aus welchem Grund eine Lizenz nicht mehr genutzt wird, sie bezahlen für diese Lizenz. Um dies zu verhindern, sollten folgende Punkte beachten:

• Einführung eines Prozesses zum automatischen Entfernen von Lizenzen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
• Einen Prozess definieren und automatisieren, wie sie mit Mitarbeiter mit längerer Abwesenheit umgehen
• Mitarbeiter, die ihren Microsoft 365 Account nicht nutzen identifizieren und prüfen warum diese Mitarbeiter den Account nicht verwenden bzw. zumindest nie bei Microsoft 365 anmelden.

3. Falsche Lizenzwahl

Eine weitere Ursache ist die Zuweisung einer falschen und somit oft zu teuren Lizenz. Microsoft bietet eine Vielzahl von verschiedenen Lizenzen an. Hier den Überblick behalten, welche Anwendungen und Funktionalitäten in welcher Lizenz vorhanden sind, ist gar nicht so einfach. Viele Funktionalitäten gibt es in verschiedenen Lizenzpaketen. Welche die richtige Lizenz für ihre Mitarbeiter ist, sollte anhand einer detaillieren Bedarfsanalyse ermittelt werden. Oft gibt es in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeitertypen (z. B. Informationworker – Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit primär am PC verbringen oder Frontlineworker – Mitarbeiter die im Verkauf bzw. der Produktion arbeiten). Diese verschiedenen Mitarbeitertypen haben meistens unterschiedliche Anforderungen und benötigen daher auch unterschiedliche Lizenzen. Hier kann viel Geld gespart werden, wenn nicht jedem Mitarbeiter im Unternehmen die gleiche Lizenz zugewiesen wird. Mehr dazu können sie auch in hier lesen.

4. Fehlende Strategie

Aus 2 unterschiedlichen Gründen kann eine Überprüfung des Lizenzmanagement sinnvoll sein:

1. Microsoft hat ihr Lizenzmodell geändert. Das kann bedeuten, dass neue Features in bestehenden Lizenzen hinzukommen und dadurch die Lizenzen teurer werden (siehe hier) oder das neue Lizenz-Bundle angeboten werden.
2. Die IT- Strategie ihres Unternehmens hat sich geändert. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn ihr Unternehmen anstatt von anderen Anbietern mehr Security und Compliance Features von Microsoft verwenden will.

Die verantwortliche Person / Team für das Microsoft 365 Lizenzmanagement sollte die zukünftige Nutzung von Microsoft 365 Produkten kennen, aber auch die Strategie von anderen Abteilungen wie z. B. IT-Security. Nur durch dieses Wissen können die optimalen Lizenzen ermittelt und eingekauft werden.

Auch wann Preisanpassungen durch Microsoft für das eigene Unternehmen wirksam werden, sollte jederzeit bekannt sein. Wenn z. B. der Enterprise Agreement Vertrag im Jahr 2026 ausläuft und dadurch die Rabattstufen wegfallen, kann es schnell erheblich teurer werden. Um dem entgegenzuwirken, sind die kontinuierlichen Optimierungen des Lizenzmanagement so wichtig.

5. Mangelnde Transparenz im Reporting

Ein gutes Reporting ist im Microsoft‑365‑Lizenzmanagement nicht einfach „nice to have“, sondern der zentrale Hebel, um Kosten zu senken, Compliance sicherzustellen und Lizenzentscheidungen fundiert zu treffen. Ohne regelmäßige, strukturierte Auswertungen tappen Unternehmen im Dunkeln – und zahlen oft deutlich mehr als nötig.

Transparenz über tatsächliche Nutzung

Ohne Reporting weißt du nicht, ob die gekauften Lizenzen wirklich genutzt werden.

Warum wichtig:

• Viele Unternehmen haben 10–30 % ungenutzte oder falsch zugewiesene Lizenzen.
• E5‑ oder E3‑Features werden oft bezahlt, aber nicht verwendet.
• Add-ons wie Power BI Pro oder Teams Phone laufen weiter, obwohl niemand sie nutzt.

Beispiel: Ein Report zeigt, dass nur 15 % der E5‑User die erweiterten Security‑Features aktiv nutzen → Potenzial für Downgrades.

Kostenkontrolle & Einsparpotenziale erkennen

Lizenzkosten steigen regelmäßig. Reporting zeigt, wo du gegensteuern kannst.

Warum wichtig:

• Überlizenzierung wird sichtbar.
• Du erkennst, welche Bereiche besonders teuer sind.
• Du kannst Trends analysieren (z. B. steigende Add-on‑Kosten).

Beispiel: Ein monatlicher „Cost per Department“-Report zeigt, dass die Marketingabteilung 40 ungenutzte Lizenzen hat.

Compliance & Audit‑Sicherheit

Microsoft‑Audits sind selten, aber wenn sie kommen, wird es teuer.

Warum wichtig:

• Du kannst jederzeit nachweisen, dass du korrekt lizenziert bist.
• Du erkennst frühzeitig Risiken wie doppelte Lizenzen oder falsche Zuweisungen.
• Du vermeidest Vertragsverletzungen (z. B. Business‑Lizenzen > 300 User).

Beispiel: Ein „License Assignment Compliance Report“ zeigt, dass 12 User sowohl eine E3‑ als auch eine Business‑Premium‑Lizenz haben.

Optimierung der Lizenzstruktur (Rightsizing)

Reporting zeigt, welche Lizenz für welchen Mitarbeitertyp wirklich sinnvoll ist.

Warum wichtig:

• Frontline‑Worker brauchen oft keine E3/E5.
• Externe Mitarbeitende benötigen häufig nur Teams Essentials.
• Reine E‑Mail‑User können auf Exchange Online P1 wechseln.

Beispiel: Ein „Feature Usage Report“ zeigt, dass 70 % der E3‑User kein OneDrive nutzen → mögliche Umstellung auf günstigere Pläne.

Automatisierung & Prozessverbesserung

Reporting zeigt, wo Prozesse nicht funktionieren.

Warum wichtig:

• Offboarding‑Prozesse werden überprüfbar.
• Du erkennst, ob Lizenzen nach Kündigungen automatisch entfernt werden.
• Du findest verwaiste Accounts (z. B. deaktivierte AD‑User mit aktiven Lizenzen).

Beispiel: Ein „Inactive Accounts Report“ listet 50 User, die seit 90 Tagen nicht aktiv waren, aber noch eine E3‑Lizenz besitzen.

Beispiele für sinnvolle Microsoft‑365‑Lizenzreports

Hier eine strukturierte Übersicht:

Fazit

Die größten Kostentreiber sind Überlizenzierung und ungenutzte Accounts. Hinzu kommen falsche Lizenzwahl, fehlende Anpassung an die Strategie des Unternehmens und mangelnde Transparenz. Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sollten ein strukturiertes Lizenzmanagement einführen, das Inventarisierung, Automatisierung und Reporting kombiniert. So lassen sich die Lizenzkosten für Microsoft 365 nachhaltig senken.