1. Bestandsaufnahme und Inventarisierung

Zu wissen welche Lizenzen bezogen werden, ist eine Grundlage im Microsoft 365 Lizenzmanagement. Folgende Themen sollten dabei immer erfasst werden:

• Welche Lizenzen (z. B. Office E1 oder Microsoft 365 E5) habe ich alles gekauft?
• Wie viele Lizenzen habe ich jeweils gekauft?
• Wie sieht die Vertragslaufzeit je Lizenz aus (z. B. monatlich oder jährlich)?
• Über welchen Weg (z. B. Microsoft Enterprise Agreement (EA) oder CSP)?
• Welcher ist der aktuelle Preis je Lizenz?

Wenn du für du für die Erfassung der Lizenzen kein Tool nutzt, dann empfehlen wir zumindest die Erfassung in einem Exceldokument. Hier sollten die Daten auch historisch gespeichert werden, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wie sich die Lizenzen über die Zeit entwickelt haben.

Deine aktuell eingekauften und genutzten Lizenzen kannst du aus dem Microsoft 365 Admin Center exportieren. Wenn eine Multi-Tenant-Strategie genutzt wird, dann beachte, dass du den Export aus jedem Tenant machst. In dem Fall bietet es sich an, je Tenant ein Sheet im Excel Dokument zu erstellen. In einer ersten Übersichtsseite können dann die wichtigsten Informationen zusammengefasst werden.

• • Vergleiche die Anzahl der gekauften Lizenzen mit den aktiven Nutzern.

2. Bedarfsermittlung und Rollenabgleich

Einer der oft schwierigsten und aufwendigsten Punkt ist das Thema Bedarfsermittlung. Im ersten Schritt einer Bedarfsermittlung sollte geprüft werden, welche Anforderungen haben die unterschiedlichen Mitarbeiter. Diese Anforderungen gehen oft einher mit den tatsächlichen Aufgaben der Mitarbeiter. Im Idealfall können verschiedene Rollen im Unternehmen (z. B. Office-Mitarbeiter, Außendienst, Management, Lagerarbeiter, Verkauf) definiert werden. Wenn die Anforderungen auf die jeweiligen Microsoft 365 Anwendungen gemappt sind, kann so definiert werden, welche Rolle welche Lizenz benötigt.

Was gilt es beider Bedarfsermittlung alles zu berücksichtigen:

• Wird Windows ebenfalls über Microsoft 365 lizenziert?
• Wie verwalte ich meine Arbeitsgeräte (z. B. Intune) und wie wird dieses Managementsystem lizenziert?
• Welche Anwendungen braucht der Mitarbeiter, um seine Aufgaben zu erfüllen. Hier kann auch zwischen zwingend notwendige Anwendungen und „Nice to have“ unterschieden werden. Nicht zwingend benötigte Anwendungen kann der Mitarbeiter ggf. zusätzlich beantragen.
• Welche Lizenz erfüllt die Anforderungen der unterschiedlichen Mitarbeiterprofile am besten? Microsoft bietet viele Funktionalitäten einzeln an (z. B. Exchange Online oder Office), aber auch als Bundle mit anderen Funktionalitäten (z. B. Office E1 mit Exchange Online und Office Online). Die richtige Lizenz zu finden, kann dabei manchmal eine Herausforderung sein. Lasse dich am besten von einem erfahrenen Microsoft 365 Lizenzexperten beraten.
• Berücksichtige Anforderungen hinsichtlich Compliance und Sicherheit. Hier gilt es vielleicht, dass bestimmte Mitarbeiter besser geschützt sein müssen als andere. Außerdem muss geklärt werden, welche Lösungen im Bereich Sicherheit (z. B. Defender for Office) für alle Mitarbeiter eingesetzt werden. Spricht dich dazu am besten mit der IT-Sicherheitsabteilung ab.

Ziel der Bedarfsermittlung und Rollenzuweisung ist, dass Mitarbeiter mit den notwendigsten Anwendungen ausgestattet sind und es so zu keiner Überlizenzierung kommt.

3. Optimierung der Lizenznutzung

Ob die Bedarfsermittlung und die definierten Rollen-Lizenz-Zuweisungen optimal sind, kann nur durch die regelmäßige Überprüfung der Nutzung ermittelt werden. Beispiel: Für die Rolle Projektmanager wurde definiert, dass die Anwendung Planner benötigt wird. Dementsprechend wird allen Mitarbeitern mit dem Job-Titel Projektmanager eine Lizenz mit Planner zugewiesen. Ob nun tatsächlich alle Projektmanager diese Anwendung auch verwenden, sollte überprüft werden. Dies kann allgemein über Nutzungsberichte von Microsoft (z. B. Teams, OneDrive, Exchange) oder optimierter durch spezielle Software ermittelt werden. In Abhängigkeit die Nutzungsstatistik sollte dann entschieden werden, ob die Rollen-Lizenzzuweisung so ideal ist.

Welche Möglichkeiten bestehen zur Optimierung:

• Die Aufteilung welche Lizenzen ein Mitarbeiter durch seine Rolle bekommt und welche er noch zusätzlich Anfordern kann, kann angepasst werden.
• Eine Nutzung von Add-On Lizenzen anstatt teuren Komplett-Suites sollte geprüft werden
• Nicht genutzte Lizenzen sollten entfernt werden.

Beim Thema Lizenzoptimierung können ganz unterschiedliche Lösungen zum Ziel führen. Dies hängt von Faktoren wie z. B. der Anzahl der unterschiedlichen genutzten Lizenzen und Anzahl der definierten Rollen (weniger macht die Verwaltung einfacher, aber führt zu mehr Kosten) ab. Gerne beraten wir dich ein deinem konkreten Fall genauer.

4. Compliance

Nicht jede Funktion in Microsoft 365 kann genutzt werden, obwohl diese technisch zur Verfügung steht. Oft ist dies auch davon abhängig, ob die entsprechende Funktionalität lizenziert ist. Teilweise ist diese Lizenzierung dann auch für jeden Anwender, der diese Funktionalität nutzen könnte, notwendig. Wenn eine solche Funktionalität ohne entsprechende Lizenzzuweisung (Unterlizenzierung) genutzt wird, dann dies rechtliche Folgen aber auch hohe Nachzahlungen bedeuten. Daher ist es wichtig, dass eine Unterlizenzierung vermieden wird. Folgendes sollte dabei berücksichtigt werden:

• Stelle sicher, dass alle Nutzer eine gültige Lizenz haben.
• Prüfe regelmäßig die genutzten Funktionalitäten und ob diese durch die Lizenzzuweisungen abgedeckt sind.
• Dokumentiere alle Lizenzänderungen für Audits.

5. Automatisierung und Governance

Ein manuelles Lizenzmanagement (Lizenzzuweisung, Lizenzentfernung, Lizenzänderung) ist fehleranfällig. Hier empfiehlt es sich klar, eine vollständige Automatisierung aller Prozesse. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko für Über- oder Unterlizenzierung erheblich. Folgende Prozesse sollten automatisiert werden:

• Onboarding: Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen und braucht die für seine Rolle zugewiesene Lizenz.
• Offboarding: Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen oder scheidet temporär aus (z. B. Elternzeit).
• Rollenwechsel: Ein Mitarbeiter ändert seine Position innerhalb des Unternehmens und bekommt deshalb eine andere Lizenz zugewiesen.

Für die Automatisierung bieten sich verschiedene Lösungswege an. Welche die besten Lösungsalternative für dein Unternehmen ist, hängt von den konkreten Anforderungen ab. Hier ein paar mögliche Wege:

• Lizenzvergabe per Powershell-Skripte
• Lizenzvergabe per Gruppenzuweisung
• Lizenzvergabe gesteuert von einem Identity and Access Management System (IAM)
• Lizenzvergabe über Drittanbieter-Lösungen

Automatisierungen sollen aber nicht nur hinsichtlich der Lizenzvergabe implementiert werden, sondern auch zur Überwachung der Lizenzen allgemein. Folgende Prozesse sind hierbei wichtig:

• Lizenzanzahl: Die Anzahl an vorhandenen Lizenzen auf dem Tenant die als Puffer dienen, sollte überwacht werden und bei über- bzw. unterschreiten von Grenzwerten sollten definierte Mitarbeiter informiert werden
  • Wenn eine definierte Grenzmenge unterschritten wird, müssen ggf. Lizenzen rechtzeitig nachgekauft werden.
  • Wenn eine definierte Grenzmenge überschritten wird, dann müsse geprüft werden, ob Lizenzen ggf. storniert werden können.
• Automatisierte Anpassung von Lizenzen: Auch der Prozess zur Anpassung der Lizenzen auf dem Tenant kann ggf. automatisiert werden.

Gerne beraten wir dich bezüglich der Möglichkeit zur Automatisierung im Lizenzmanagement.

6. Monitoring und Reporting

Die in Punkt 1 angesprochene Erfassung der Lizenzen in einem Tool oder Excel Dokument stellt die Basis für das Monitoring und Reporting dar. Wenn dafür eine Drittanbieter-Tool verwendet wird, dann sollte das Monitoring mit diesem Tool automatisch erfolgen. Wenn es das Monitoring manuell per Excel gemacht wird, dann ist eine regelmäßige Erfassung (mindestens 1 mal im Monat, besser 1 mal pro Woche) unbedingt nutwendig. Neben der Erfassung der Lizenzmengen solltest du dich über folgende Punkte Gedanken machen:

• Welche KPIs werden benötigt (z.B. Lizenznutzung je Land, Lizenznutzung je Gesellschaft, Lizenzkosten je Rolle, …)
• Monatliche Reports über Lizenznutzung und Kosten
• Graphische Darstellung in einem Dashboard für die Echtzeit-Überwachung
• Entwicklung der Mitarbeiterzahlen (ggf. je Rolle)

All dies hilft dir auch für die Planung der Lizenzen weiter. Denn Unternehmen verändern sich, werden großer oder kleiner, und auf diese Veränderungen musst du mit deinem Lizenzmanagement vorbereitet sein.

7. Kostenkontrolle und Budgetplanung

Lizenzkosten sind ein großer Posten im IT-Budget. Von daher ist es nicht nur wichtig die Zahlen aus dem Lizenzmanagement im Griff zu haben, sondern auch das benötigte Budget dafür. Hier ein paar Punkte, die dabei helfen, auch das Budget im Griff zu haben:

• Plane Budgets auf Basis der tatsächlichen Nutzung.
• Prüfe regelmäßig die Ausnutzung deine Budgets.
• Berücksichtige wann Rechnungen zu deinen Lizenzen gestellt werden (monatlich oder jährlich).
• Berücksichtige Preiserhöhungen und wegfallende Rabatte (ab 2026 besonders relevant).
• Prüfe regelmäßig alternative Lizenzmodelle oder Bundles.

8. Schulung und Awareness

Oft können sie das Lizenzmanagement nicht zu 100% selber im Griff haben. Dies gilt z. B. dann, wenn Mitarbeiter sich selbst Anwendungen für die Nutzung beantragen können, für welche eine zusätzliche Lizenz notwendig ist. In dem Fall sind sie auf den Mitarbeiter angewiesen, dass wer weiß, was es bedeutet, wenn eine Anwendung und somit Lizenz beantragt wird. Was kannst du für Schulung und Awareness machen:

• Zeige Prozesse und ggf. Kosten dahinter transparent auf (z. B. im Intranet).
• Schule Personen die Lizenzanfragen besonders häufig machen (z. B. Assistenz).
• Informiere IT-Teams über Lizenzrichtlinien.
• Sensibilisiere Endanwender für die Kosten von ungenutzten Accounts.
• Richte interne Prozesse für Feedback und Anpassungen ein.

Mitarbeiter müssen verstehen, warum Lizenzmanagement wichtig ist.

Fazit

Ein sehr gutes Lizenzmanagement für Microsoft 365 ist ein kontinuierlicher Prozess aus Inventarisierung, Bedarfsermittlung, Optimierung, Compliance, Automatisierung und Reporting. Mit klaren Richtlinien und den richtigen Tools können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch die Sicherheit und Effizienz ihrer IT-Landschaft steigern.